Politique de confidentialité et de protection des données personnelles (RGPD)

Dernière mise à jour : 19 septembre 2024

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dite loi « Informatique et Libertés » et au Règlement n°2016-679 du 27 avril 2016, dit Règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD), la présente politique de confidentialité a pour but de vous informer sur l’utilisation et le partage des informations dont nous disposons sur vous.

Le responsable de traitement est l’association AKORDIS, association loi 1901 enregistrée sous le SIRET 929 195 998 00018, et dont le siège est situé 5 rue André Colledeboeuf 75016 PARIS.

 

1 – Les données collectées

Dans le cadre d’une demande de renseignement, nous collectons vos nom, prénom et adresse email ainsi que les données que vous nous transmettez.

Dans le cadre d’une médiation ou d’un arbitrage, nous collectons les données nécessaires au traitement de votre dossier : vos nom, prénom, ou dénomination sociale dans le cadre d’une société avec n° de RCS, adresse postale, email et numéro de téléphone, description de la difficulté ou du litige avec les pièces justificatives nécessaires au traitement de votre demande.

La collecte de ces données est obligatoire. A défaut, nous ne pourrons pas traiter votre demande.

La collecte d’autres données peut être obligatoire. Dans ce cas, leur nature (contractuelle, règlementaire ou autre), ainsi que les conséquences de l’absence de fourniture des données concernées, sont alors précisées.

Lorsque vous naviguez sur notre site Internet, nous collectons également des données à caractère personnel de manière indirecte par le biais de Cookies déposés sur votre Terminal. Vous êtes invité à les paramétrer en arrivant sur notre site par notre gestionnaire de cookies.

2 – Les finalités et les bases légales des traitements

Le tableau ci-dessous expose les différentes finalités pouvant être poursuivies et les fondements juridiques sur lesquels elles reposent :

 

Finalités poursuivies Base juridique
Réponse aux demandes de renseignements

Demande de médiation ou d’arbitrage et leur traitement

Exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles
Inscription à la newsletter Consentement
Envoi des newsletters à nos clients Intérêt légitime (promotion de nos activités)
Gestion des obligations comptables et fiscales Respect des obligations légales (article L123-22 du code de commerce)
Gestion des demandes de droits des personnes Respect des obligations légales (Loi Informatique et Libertés)
Gestion des réclamations et contentieux Intérêt légitime

3 – La durée de conservation des données personnelles

AKORDIS ne conserve les données à caractère personnel traitées que pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la réglementation en vigueur.

Les données nécessaires sont conservées pendant la durée de l’exécution de la mission confiée à AKORDIS, augmentée des délais de prescriptions légaux et en tenant compte des éventuelles interruptions ou suspension de délais.

Les données comptables avec leurs pièces justificatives sont conservées 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Les données concernant la gestion des demandes de droits sont conservées 5 ans à compter de la fin de la procédure liée à la demande, sauf pour le droit d’opposition où elles sont conservées 6 ans.

En cas de réclamation ou de contentieux, les données sont conservées le temps de la réclamation ou de la procédure jusqu’à l’expiration des délais de recours.

4 – Les destinataires  des données personnelles

 

Données transférées en interne :

Les données à caractère personnel collectées et traitées sont accessibles aux personnes strictement habilitées au sein d’AKORDIS.

Données transférées à des tiers :

Les tiers pouvant accéder à ces données sont notre expert-comptable pour l’exercice de sa mission légale d’établissement des comptes annuels.

Les autorités financières, administratives et judiciaires ou organismes d’Etat légalement habilités, peuvent obtenir la communication de certaines données pour l’accomplissement de leurs missions, que ce soit à leur demande, dans le cadre d’une action ou d’une procédure ou afin de nous conformer à une réglementation ou recommandation émanant d’une autorité compétente, et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation.

Sous-traitants :

Nous travaillons en étroite collaboration avec des entreprises tierces prestataires qui peuvent avoir accès à vos données à caractère personnel. Il s’agit des sous-traitants auxquels nous recourons aux fins mentionnées ci-dessus notamment pour la réalisation de prestations informatiques (gestion de bases de données, hébergement, stockage, maintenance, etc.) qui agissent uniquement selon nos instructions, sont contractuellement tenus d’assurer un niveau de sécurité et de confidentialité de vos données identique au nôtre et de se conformer à la règlementation applicable sur la protection des données à caractère personnel.

 

5 – Les transferts hors de l’Espace Economique Européen

Les données collectées et traitées dans ce contexte sont hébergées au sein de l’Union Européenne.

Lorsque nous faisons appel à des prestataires de services techniques situés hors de l’Union Européenne, nous vérifions qu’ils bénéficient d’un accord d’adéquation de la part de la Commission européenne. A défaut, nous contractons avec nos prestataires des clauses contractuelles types de la Commission européenne.

6 – Les droits des personnes

Vous disposez, dans les conditions définies aux articles 15 et suivants du RGPD :

  • d’un droit d’accès vous permettant d’obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès aux dites données personnelles ainsi qu’à plusieurs informations sur nos traitements (article 15 du RGPD) ;
  • d‘un droit de rectification en cas de données personnelles inexactes ou incomplètes (article 16 du RGPD) ;
  • du droit d’obtenir l’effacement, dans certains cas, de données personnelles vous concernant (article 17 du RGPD) ;
  • du droit d’obtenir la limitation des traitements dans certains cas (article 18 du RGPD) ;
  • du droit à la portabilité vous permettant de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de nous demander de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur le contrat et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés (article 20 du RGPD) ;
  • d’un droit d’opposition pour des raisons tenant à votre situation particulière lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes (article 21.1 du RGPD) et d’un droit d’opposition à la prospection commerciale (article 21.2 du RGPD).
  • d’un droit au retrait de votre consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement, et ce, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
  • de la possibilité de définir des directives générales et particulières relatives au sort des données à caractère personnel après votre décès. Le cas échéant, les héritiers d’une personne décédée peuvent exiger de prendre en considération le décès de leur proche et/ou de procéder aux mises à jour nécessaires.
  • du droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée, c’est-à-dire fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire (article 22 du RGPD).

Afin d’exercer vos droits, la communication d’informations ou de documents justifiant de votre identité ou d’informations complémentaires sur la nature de vos demandes pourra être requise. La non-communication peut nous empêcher de répondre à vos demandes. Cette exigence de fourniture de données a un caractère règlementaire.

Vous pouvez exercer ces droits ou poser toute question relative à la gestion de vos données personnelles en vous adressant par courriel à dpo@akordis.fr par voie postale à l’adresse suivante AKORDIS 5 rue André Colledeboeuf 75016 PARIS.

En cas de difficulté en lien avec les données à caractère personnel, vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.

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